Оформление удаленной работы сотрудников в условиях COVID-19
Как перевести сотрудника на удаленную работу на дому (информация с сайта министерства труда и социальной защиты https://rosmintrud.ru/labour/public-service/249)?
1) определить списки работников и порядок организации работы, график, способы обмена информацией о заданиях и их выполнении;
2) издать приказ о временном переводе на удаленную работу и ознакомить с ним работников. Перевод должен проходить с учетом производственных возможностей, т.е. важно убедиться, что у вашего сотрудника есть ресурсы для выполнения этой работы или вы можете ему предоставить необходимую технику/материалы
3) уровень оплаты труда с переводом на удаленную работу на дому не меняется.
Если с сотрудником заключен обычный трудовой договор, то к нему необходимо подписать дополнительное соглашение о признании работы дистанционной на определенный период. Этот период может быть обозначен либо конкретным сроком, либо событием, которое должно произойти, например "до нормализации эпидемиологической обстановки в городе (регионе, стране)".
При решении вопроса о том, нужно ли издавать приказ о переводе работников на удаленный режим, важно учитывать следующее:
если по причинам, связанным с изменением организационных условий труда, определенные условия труда не могут быть сохранены, то в соответвии с ч. 1 ст. 74 ТК РФ их можно изменить по инициативе работодателя.
Ведение ограничительных и иных организационных мер можно считать такими изменениями, которые не позволяют сохранить прежние условия трудового договора. В таком случае изменить эти условия можно по инициативе работодателя - это и есть издание приказа. Однако, в соответвии с ч. 2 ст. 74 ТК РФ уведомить об изменениях в условиях трудового договора работника в таком случае необходимо не позднее чем за два месяца. Несоблюдение этого срока является нарушением трудового законодательства, за которое работодателю может грозить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 тыс. руб. для организаций, до 5 тыс. руб. - для ИП).
В то же время ТК РФ не запрещает сотруднику обратиться к работодателю с просьбой о переводе на дистанционную работу. После подачи заявления также подписывается дополнительное соглашение.
Работодатель не обязан обеспечить работника на удаленной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации, но сделать это может. А вот возмещать сотруднику расходы, связанные с исполнением трудовых обязанностей, работодатель должен. К таким расходам относится связь и интернет. Порядок возмещения закрепляется в дополнительном соглашении к трудовому договору.
При переводе сотрудников на дистанционную работу необходимо обеспечить безопасность всех данных организации, в том числе составляющих коммерческую тайну. Рекомендуем изменить положения локальных нормативных актов о коммерческой тайне, персональных данных, доступа к внутренним базам данных. Если сотрудникам будет предоставляться удаленный доступ через электронные ключи-идентификаторы, то необходимо составить правила работы со средствами идентификации, установить ответственность за передачу этого средства третьим лицам.
Сотрудники, работающие удаленно, могут продолжить работу с 30 марта по 3 апреля 2020г. Документ: Дополнение к Рекомендации Минтруда России от 27.03.2020г. №14-4/10/П-2741, Указ от 25 марта 2020 года №206 Президента РФ.
Минтруд России указал, что работники которые уже трудятся удаленно, вправе продолжить удаленную работу с обязательным соблюдением требований по профилактике короновирусной инфекции. К сожалению, Минтруд России не разъяснил, можно ли обязать работать удаленных сотрудников и как в этом случае производить оплату.
По нашему мнению, к работающим удаленным работникам применены положения Рекомендаций, доведенные письмом от 26.03.2020г. №14-4/10/П-2696, о том, что этот период подлежит оплате в обычном порядке.
Однако, если на организацию распространяется Указ и работать она не должна, то с учетом снижения для нее нормы по производственному календарю такая работа для сотрудников становится сверхурочной. Соответственно, должна быть оплачена по правилам ст. 152 ТК РФ, то есть в полуторном размере за первые два часа, и в двойном - за все последующие.